Secrétaire assistant médico-administratif

Formation créée le 30/04/2026. Dernière mise à jour le 25/06/2026.
Version du programme : 1

Prochaine date

02/11/2026

Type de formation

Présentiel

Durée de formation

440 heures (63 jours)
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Secrétaire assistant médico-administratif


À travers une approche concrète, progressive et professionnalisante, la formation prépare les participants à exercer un rôle central dans le fonctionnement quotidien d’une structure médicale. Premier interlocuteur du patient, le secrétaire assistant médico-administratif intervient en étroite collaboration avec les professionnels de santé pour fluidifier les parcours, faciliter la coordination des soins, garantir la fiabilité des dossiers et assurer le respect des procédures, des règles de confidentialité, du secret médical et de l’identitovigilance.

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Objectifs de la formation

  • comprendre l’environnement des structures médicales, leur organisation interne, le rôle des différents professionnels et la place du secrétaire assistant médico-administratif dans le parcours du patient.
  • donner une vision claire des exigences du métier, des responsabilités exercées et du cadre éthique, organisationnel et réglementaire dans lequel s’inscrivent les activités quotidiennes.
  • développer les compétences nécessaires pour assurer un accueil physique et téléphonique professionnel, analyser les demandes, renseigner et orienter les patients, adapter sa communication aux différentes situations rencontrées et gérer avec justesse les échanges avec les usagers, les équipes et les partenaires externes.
  • préparer les apprenants à intervenir avec méthode, écoute et discernement, y compris dans des contextes d’urgence, de tension ou de vulnérabilité.
  • permettre une maîtrise opérationnelle de l’organisation administrative courante d’une structure médicale, notamment dans la gestion des rendez-vous, des plannings et des agendas, la prise en charge administrative et financière du patient, la constitution et la mise à jour des dossiers, ainsi que le traitement des documents nécessaires au suivi de l’activité.
  • préparer les participants à assurer la fiabilité des informations collectées, à respecter les procédures internes et à contribuer à la fluidité du fonctionnement de la structure.
  • renforcer la capacité des apprenants à assurer le suivi médico-administratif du dossier patient, à participer à la coordination du parcours de soins, à transmettre des informations administratives et médicales dans le respect des règles en vigueur, à transcrire et mettre en forme des documents médicaux, ainsi qu’à informer sur les modalités d’accès au dossier médical ou à en préparer les éléments communicables.
  • préparer les participants à utiliser les outils bureautiques, numériques, collaboratifs et les logiciels métier mobilisés dans l’exercice du poste, en intégrant les exigences de sécurité, de traçabilité et de protection des données.
  • développer une véritable agilité numérique, aujourd’hui indispensable dans les structures médicales.
  • acquérir les réflexes professionnels attendus en matière de secret professionnel, secret médical, confidentialité, identitovigilance, droits des patients, accessibilité de la communication et respect des procédures, afin de sécuriser les pratiques et de contribuer à une prise en charge administrative fiable, humaine et conforme aux exigences du secteur de la santé.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant monter en compétences dans la gestion, l’organisation et le pilotage administratif d’une structure de santé.
  • Elle est particulièrement adaptée aux professionnels ou futurs professionnels amenés à évoluer dans des cabinets médicaux, centres de santé, structures pluridisciplinaires, établissements de soins ou organisations exerçant une activité liée à la prise en charge des patients.
  • Elle convient également aux personnes en reconversion professionnelle ou en évolution de poste souhaitant développer une expertise spécifique dans l’administration et la coordination d’une structure médicale.
Prérequis
  • Les candidats doivent justifier d’une formation préalable dans le domaine administratif, ou d’une expérience administrative significative, ou de toute expérience approfondie jugée équivalente.
  • Ils doivent également disposer de compétences de base en informatique, notamment dans l’utilisation des outils bureautiques et, idéalement, dans la maîtrise de logiciels de gestion des dossiers patients ou de logiciels administratifs.
  • Une aptitude à la communication, au sens du service et à la relation avec la patientèle est attendue, dans la mesure où la formation prépare à des fonctions impliquant des interactions régulières avec les patients, les équipes et les professionnels de santé.

Contenu de la formation

Environnement médical, rôle du secrétaire assistant médico-administratif et cadre d’exercice
  • Organisation du système de santé et des structures médicales
  • Le rôle du secrétaire assistant médico-administratif dans le parcours patient
  • Les différents interlocuteurs internes et externes
  • Les secteurs d’exercice : ville, centres, cliniques, hôpitaux, laboratoires
  • Responsabilités, limites de fonction et positionnement professionnel
  • Compétences transversales : communication, procédures, environnement numérique
  • Le métier aujourd’hui : outils numériques, coordination, évolutions professionnelles
Accueil physique et téléphonique du patient
  • Accueillir, renseigner et orienter un patient
  • Techniques d’accueil physique et téléphonique
  • Analyse de la demande et orientation adaptée
  • Écoute active, reformulation et questionnement
  • Gestion des situations difficiles à l’accueil
  • Gestion de l’urgence dans la limite de ses responsabilités
  • Accueil des personnes en situation de handicap
  • Communication claire, posture professionnelle et relation de confiance
  • Notions d’anglais d’accueil en structure médicale
Gestion des rendez-vous, des plannings et des agendas
  • Gestion des plannings et agendas des professionnels de santé
  • Prise de rendez-vous en présentiel, par téléphone et à distance
  • Chronologie des actes médicaux et gestion des priorités
  • Disponibilités, reports, annulations et confirmations
  • Traçabilité des rendez-vous et suivi des modifications
  • Utilisation des logiciels de planification et outils collaboratifs
  • Coordination avec les professionnels de santé
  • Sécurité numérique et confidentialité appliquées à la gestion des agendas
Prise en charge administrative et financière du patient
  • Constitution du dossier administratif du patient
  • Vérification des pièces et validité des documents
  • Identitovigilance et protection des données personnelles
  • Prise en charge administrative et financière du patient
  • Bases de la facturation en structure médicale
  • SESAM-Vitale, FSE et appli carte Vitale
  • Télétransmission vers l’Assurance Maladie et les complémentaires santé
  • Retours NOEMIE et traitement des rejets
  • Encaissements, moyens de paiement et traçabilité
  • Introduction à la NGAP, à la CCAM, au PMSI et à la T2A
Transmission écrite des informations administratives et médicales
  • Transmettre par écrit des informations administratives et médicales
  • Choix du bon canal de communication selon la nature de l’information
  • Courriel sécurisé, traçabilité et règles de diffusion
  • Règles orthographiques, grammaticales, syntaxiques et typographiques
  • Présentation professionnelle des documents
  • Synthèse, vérification et hiérarchisation de l’information
  • Charte graphique, nommage et classement des documents
  • Communication écrite avec professionnels, structures et organismes
Suivi médico-administratif du dossier patient
  • Assurer le suivi médico-administratif du dossier patient
  • Constitution, mise à jour et vérification du dossier
  • Réception, tri, numérisation, enregistrement et archivage des documents
  • Gestion du dossier patient papier et informatisé
  • Transmission des documents dans le cadre de la continuité des soins
  • Prise de rendez-vous internes et externes liés au parcours patient
  • Cerfa, prescriptions médicales de transport et documents associés
  • Classement, archivage et conservation des données
  • Coordination du parcours du patient avec les interlocuteurs concernés
Transcription, relecture et mise en forme des documents médicaux
  • Transcrire, vérifier et mettre en forme des documents médicaux
  • Méthodologie de transcription médicale
  • Utilisation du kit de transcription et des outils numériques
  • Relecture, correction et mise en page professionnelle
  • Terminologie médicale et vérification de l’orthographe spécialisée
  • Contrôle de l’identité patient dans les documents
  • Détection des erreurs et alerte au professionnel de santé
  • Délais, confidentialité et transmission des écrits médicaux
Accès au dossier médical, droits du patient et cadre réglementaire
  • Renseigner sur l’accès au dossier médical du patient
  • Procédure réglementaire de demande d’accès au dossier médical
  • Préparation des éléments communicables
  • Vérification de la conformité et de la complétude du dossier
  • Délais légaux de transmission
  • Secret professionnel, secret médical et confidentialité
  • RGPD et données de santé
  • Droits des patients et communication adaptée
  • Archivage, conservation et sécurisation des données
Outils numériques, logiciels métier et bonnes pratiques professionnelles
  • Environnements numériques du secrétariat médico-administratif
  • Logiciels métier, bureautique et outils collaboratifs
  • Gestion du dossier patient informatisé
  • Messagerie, communication interne et partage sécurisé
  • Règles élémentaires de cybersécurité
  • Protection des accès, mots de passe et sauvegardes
  • Traçabilité de l’information
  • Sobriété numérique et gestes éco-responsables
Préparation à l’examen et mises en situation professionnelles
  • Méthodologie de la mise en situation écrite
  • Entraînement à l’accueil physique
  • Entraînement à l’accueil téléphonique
  • Mise à jour d’agenda et rédaction de documents en situation d’examen
  • Préparation à l’entretien technique
  • Préparation à l’entretien final
  • Analyse des critères d’évaluation par compétence
  • Simulation d’épreuve complète

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • L’évaluation est construite autour d’une mise en situation professionnelle complète, pensée pour reproduire avec réalisme les missions exercées au sein d’une structure médicale. Pendant 3 h 45, le candidat est placé dans des conditions proches de la pratique professionnelle afin de démontrer sa capacité à gérer les activités essentielles du métier : accueil des usagers, organisation administrative, traitement de dossiers, transmission d’informations et gestion des priorités.
  • L’épreuve débute par une mise en situation écrite de 3 heures. Le candidat évolue dans un environnement médical fictif, mais inspiré de situations concrètes rencontrées en établissement ou en cabinet. À partir de consignes précises et de documents de travail, il doit analyser les demandes, traiter plusieurs dossiers simultanément et produire les écrits attendus. Cette phase permet d’apprécier sa capacité à rédiger avec rigueur, à organiser les informations, à appliquer les procédures et à utiliser efficacement les outils bureautiques. Elle met en lumière des compétences indispensables telles que l’autonomie, la méthode, la fiabilité et le sens de l’organisation.
  • La seconde partie prend la forme d’une mise en situation orale de 45 minutes, centrée sur la relation avec l’usager. Après un temps de préparation, le candidat est confronté à deux scénarios : un accueil en face-à-face puis un échange téléphonique. Dans ces situations, il doit adopter une posture professionnelle, écouter avec attention, reformuler les demandes, apporter une réponse adaptée et orienter l’interlocuteur avec justesse. Cette séquence permet également d’évaluer la gestion administrative associée, notamment la planification, l’actualisation d’agendas et le respect des procédures d’identitovigilance. Un temps final de rédaction vient compléter l’exercice afin de vérifier la capacité du candidat à assurer le suivi écrit des situations traitées.
  • Au-delà de la mise en pratique, l’évaluation comprend également un entretien technique de 20 minutes. Ce temps d’échange permet au jury de revenir sur les productions réalisées et d’approfondir certains points essentiels du métier. Il vise à confirmer la maîtrise des procédures, la qualité des transmissions écrites, la rigueur administrative et la compréhension de l’environnement professionnel.
  • L’examen se clôture par un entretien final de 15 minutes, consacré au parcours du candidat et à sa projection dans l’emploi. À travers cet échange, le jury évalue sa compréhension du métier de secrétaire médico-administratif, son appropriation des attendus professionnels et sa capacité à valoriser son expérience, sa formation et sa motivation.

Ressources techniques et pédagogiques

  • Feuilles de Travail et Outils de Brainstorming
  • Supports Visuels et Multimédias
  • Documents Théoriques
  • Supports de cours
  • Présentations PowerPoint
  • Études de Cas
  • Scénarios de Cas
  • Solutions de Cas
  • Simulations et Jeux de Rôles
  • Scénarios de Simulation
  • Instructions de Jeu de Rôle
  • Simulateurs et Logiciels de Gestion
  • Outils Numériques et Logiciels de Formation

Capacité d'accueil

Entre 12 et 15 apprenants

Prochaines dates

Secrétaire assistant médico-administratif
du 02/11/2026 au 09/11/2027 Juvisy sur orge
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Détails des dates à venir